In Deutschland gilt seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das betrifft insbesondere Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Seitdem besteht Unsicherheit darüber, wie diese Zeiterfassung konkret erfolgen muss – insbesondere ob Excel ausreicht oder ein spezielles System verwendet werden muss.
1. Gesetzliche Grundlage zur Zeiterfassung
Aktuelle Lage:
- Es besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aufgrund des BAG-Urteils und der Auslegung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019.
- Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitstellen.
- Ein entsprechendes Gesetz zur Konkretisierung dieser Pflicht ist in Planung, aber (Stand: Mai 2025) noch nicht vollständig verabschiedet.
2. Reicht eine Excel-Tabelle?
Ja, unter bestimmten Bedingungen.
Eine Excel-Tabelle oder ein manuelles Verfahren kann aktuell ausreichend sein, wenn:
- Die Zeiterfassung vollständig und korrekt erfolgt
- Die Daten fälschungssicher und nachvollziehbar sind
- Die Mitarbeitenden Zugang zur eigenen Zeiterfassung haben
- Das Unternehmen regelmäßig überprüft, ob die Arbeitszeitgesetze (z. B. Pausenregelungen, Höchstarbeitszeiten) eingehalten werden
Aber:
- Excel ist nicht ideal für größere Unternehmen oder bei vielen Mitarbeitenden, da es leicht manipulierbar ist und die Dokumentation schnell unübersichtlich wird.
- Es besteht das Risiko von DSGVO-Verstößen, wenn personenbezogene Daten nicht sicher verarbeitet oder gespeichert werden.
4. Empfehlung für Unternehmen
| Unternehmensgröße | Empfehlung |
|---|---|
| Einzel- und Kleinunternehmen | Excel oder einfache Tools möglich – aber sauber dokumentieren |
| KMU mit mehreren Mitarbeitenden | Besser: cloudbasierte Zeiterfassungssysteme |
| Mittelgroße bis große Unternehmen | Professionelle, integrierte Zeiterfassungssysteme (auch ERP-Integration möglich) |
5. Fazit
Excel kann ausreichen, wenn sorgfältig geführt, aber es ist nicht zukunftssicher oder skalierbar.
Die Einführung eines digitalen, manipulationssicheren Systems ist langfristig empfehlenswert – auch mit Blick auf kommende gesetzliche Konkretisierungen.
Die Anforderungen an eine rechtssichere Zeiterfassung steigen – Excel kann (noch) reichen, ist aber nicht immer die beste Lösung.
Ich unterstütze Sie gern dabei, ein passendes, zukunftssicheres System zu finden oder Ihre bestehende Lösung zu bewerten.